Biuro Obsługi Nieruchomości Wojciech Zalewski

+48 833 421 257

biuro@zalewscy.com.pl

ADMINISTROWANIE

Świadczenie usługi administrowania na podstawie umowy zawartej ze Wspólnotą Mieszkaniową i w oparciu o udzielone pełnomocnictwa (zwracam uwagę na fakt, że czynności administrowania są czynnościami wchodzącymi w zakres zarządu zwykłego co powoduje, że muszą być one realizowane zgodnie z zasadami zawartymi w Ustawie o własności lokali).

1. Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami ewidencji księgowej w licencjonowanym programie finansowo-księgowym

  • Przygotowywanie i rozliczanie zobowiązań i należności poszczególnych użytkowników lokali;
  • Przygotowywanie zawiadomień o opłatach;
  • Przygotowywanie uzgodnień sald
  • Przygotowywanie projektów rocznych i wieloletnich planów gospodarczych zarządzania nieruchomością, włączając wymagane korekty tych planów
  • Sporządzanie wszystkich sprawozdań prawem wymaganych
  • Przygotowanie informacji o kosztach utrzymania nieruchomości oraz rozliczenie zaliczek przeznaczonych na ich pokrycie
  • Składania Zleceniodawcy zestawienia wpływów oraz wydatków związanych z wykonywaniem usług wynikających z umowy wraz z dokładnym określeniem przeznaczenia środków na poszczególne usługi

2. Windykacja

  • Przygotowywanie wezwań do zapłaty (wezwanie pierwsze, wezwanie drugie, wezwanie przedsądowe)
  • Pozwy sądowe w trybie nakazowym
  • Procedury komornicze
  • Przygotowywanie dokumentów dotyczących zadłużeń dla kancelarii prawnej
  • Telefoniczne i osobiste wyjaśnianie stanu płatności
  • Naliczanie odsetek od zadłużenia
  • Możliwość samodzielnej kontroli dokonywanych wpłat czynszowych poprzez dostęp do internetowej kartoteki
  • Informowanie o zadłużeniu poprzez przypomnienia SMS-ami

3. Obsługa finansowa

Rozliczenie Wspólnoty Mieszkaniowej z właścicielami lokali z tytułu opłat wnoszonych na koszty zarządu nieruchomością wspólną i świadczeń rozliczanych indywidualnie dla umów zawartych za pośrednictwem Wspólnoty Mieszkaniowej – w ciągu roku w formie miesięcznych zaliczek określonych uchwałą właścicieli lokali a po zbilansowaniu kosztów utrzymania nieruchomości i przyjęciu przez zebranie Wspólnoty sprawozdania finansowego rozliczenie zaliczek i w zależności od decyzji członków Wspólnoty mieszkaniowej zwrot nadpłat, bądź przyjęcie innej formy ich zagospodarowania zaś w wypadku niedopłat w postaci wpłat uzupełniających. Bądź w innej formie przyjętej przez Wspólnotę w szczególności:

  • Naliczanie opłat współwłaścicieli nieruchomości
  • Przygotowywanie przelewów
  • Przygotowywanie umów zleceń lub analogicznych dokumentów
  • Współpraca z bankami
  • Obsługa lokat bankowych
  • Dla administrowanych przez nas Wspólnot posiadamy odrębnie wynegocjowane indywidualne, korzystniejsze od standardowych warunki umów bankowych

4. Obsługa kadrowo-płacowa w tym:

  • Sporządzanie list płac, rachunków do umów zleceń i umów o dzieło
  • Naliczanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od płac
  • Sporządzanie rocznych rozliczeń PIT dla pracowników
  • Obliczanie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
  • Sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych do ZUS-u, Urzędu Skarbowego i innych deklaracji wymaganych przepisami prawa
  • Przygotowywanie umów o pracę oraz zakresów czynności, ewentualnych wypowiedzeń
  • Prowadzenie rozliczeń czasu pracy

5. Obsługa Prawna (działania we współpracy z Zarządem Wspólnoty)

  • Reprezentowanie Zleceniodawcy na zewnątrz przed organami administracji państwowej i samorządowej
  • Przygotowywanie i opiniowanie umów
  • Przygotowywanie i opiniowanie innych dokumentów
  • Doradztwo w sprawach związanych z Zarządzaniem nieruchomością
  • Przygotowanie i obsługa administracyjno-prawna Zebrań Właścicieli i Zebrań zarządu

6. Obsługa Administracyjno-Eksploatacyjna

  • Przygotowywanie budżetu dla nieruchomości w formie planów rzeczowo finansowych
  • Prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników wraz z weryfikacją stanu prawnego i faktycznego
  • Bieżąca obsługa eksploatacyjna nieruchomościami, w tym wszelkie kontakty z kontrahentami i usługodawcami ze szczególnym uwzględnieniem:
    • dostawy usług komunalnych i mediów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości
    • ochrony
    • bieżący nadzór nad utrzymaniem należytego porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku
    • bieżący nadzór nad utrzymaniem należytego porządku i czystości terenu działki, chodnika wzdłuż budynku i innych terenów, koszenie trawy wraz z pielęgnacją zieleni w okresie letnim oraz odśnieżenie ciągów komunikacyjnych w okresie zimowym
  • Przygotowywanie procedur bezpieczeństwa dla mieszkańców oraz regulaminu porządku domowego zawierających informacje dotyczące kontroli dostępu do budynku oraz procedur usuwania usterek
  • Bieżąca obsługa informacyjna użytkowników lokali w sprawach dotyczących części wspólnych jak i dla indywidualnych lokali w uzgodnionych godzinach, oraz za pośrednictwem środków telekomunikacyjnych i Internetu
  • Informowanie poprzez wywieszenie na tablicach odpowiednich informacji o telefonach służb technicznych i innych istotnych dla współwłaścicieli
  • Wynajmowanie pomieszczeń i innych powierzchni w nieruchomości wspólnej o ile na ten cel zostały przeznaczone
  • Zapewnienie dyżurów administratora na terenie nieruchomości oraz składanie okresowych raportów z podjętych działań

Masz pytania?

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami – zadzwoń, napisz lub wypełnij formularz kontaktowy!

Kontakt

7. Obsługa Techniczna

  • Bieżące administrowanie i prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości zgodnie z obowiązującymi przepisami
  • Bieżący nadzór nad kontrahentami świadczącymi usługi w zakresie obsługi technicznej włączając wyszukiwanie usługodawców, opracowanie warunków umów/współpracy, kontrole wykonania umów przez usługodawców i odbiór zrealizowanych prac oraz wynikające z nich niezbędne renegocjowanie, aneksowanie i rozwiązywanie umów dotyczących zarówno nowych inwestycji jak i bieżącej obsługi budynków i urządzeń w zakresie
  • Zapewnienie dla nieruchomości wspólnej dostaw energii elektrycznej, wody, odprowadzenia ścieków, wywozu śmieci
  • Zapewnienie możliwości dostępu do programów RTV odbieranych na terenie miasta z nadajników naziemnych
  • Zapewniających przeprowadzanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego (w tym przeglądy instalacji sanitarnych, instalacji elektrycznej, instalacji gazowej i elementów konstrukcyjnych budynku)
  • Zapewnienie utrzymywania w należytym porządku i czystości, terenu nieruchomości wspólnej, oraz chodnika przed nieruchomością, odśnieżanie chodników znajdujących się na nieruchomości, likwidacja gołoledzi na chodnikach i dojściach do budynku poprzez posypywanie piaskiem
  • Zapewnienie dla nieruchomości wspólnej obsługi kominiarskiej
  • Zapewnienie wykonywania bieżącej konserwacji polegającej na drobnych naprawach na nieruchomości wspólnej, a w szczególności dokonywanie drobnych napraw elementów wspólnych budynku i jego pomieszczeń wspólnych oraz urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, dostawy wody, odprowadzenia ścieków, instalacji gazowej itp
  • Zapewnienie ubezpieczenia budynków należących do Wspólnoty Mieszkaniowej
  • Zapewnienie dozoru technicznego oraz niezbędnych przeglądów i badań kontrolnych urządzeń i wyposażenia nieruchomości wspólnej
  • Zapewnienie prawidłowego użytkowania budynków i lokali oraz instalacji wspólnych i infrastruktury technicznej
  • Zapewnienie warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
  • Zapewnienie zabezpieczenia awarii oraz usuwania ich skutków na nieruchomości wspólnej, bieżącej konserwacji, napraw i obowiązkowych przeglądów technicznych
  • Zapewnienie niezbędnego i wymaganego ze względów technicznych wstępu do poszczególnych lokali, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu, modernizacji albo usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej
  • Oszacowanie wartości niezbędnych działań inwestycyjnych (remontowych i modernizacyjnych)
  • Usuwanie awarii i ich skutków na nieruchomości wspólnej na następujących warunkach:
    W przypadku wystąpienia awarii Administrator ma prawo samodzielnie lub zlecając innemu wykonawcy, ze środków przeznaczonych na bieżące funkcjonowanie, bądź za zgodą Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej ze środków zgromadzonych na funduszu remontowym, a wypadku wystąpienia takiej konieczności z innych środków zgromadzonych przez Wspólnotę usunąć awarię i jej skutki, ze złożeniem informacji na najbliższym zebraniu.
    Jeżeli koszty napraw lub usunięcia awarii i ich skutków przewyższą środki posiadane przez Wspólnotę Mieszkaniową a w wypadku awarii dodatkowo środki zgromadzone na funduszu remontowym Administrator wskaże możliwości ich finansowania i po zatwierdzeniu źródła finansowania przez Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej, i uzyskaniu niezbędnych środków dokona niezwłocznie tych napraw, bądź usunięcia awarii i ich skutków

8. Przejęcie Nieruchomości

  • Ustalenie z byłym administratorem lub zarządcą, co do trybu przejęcia nieruchomości wraz z pełną dokumentacją protokołem zdawczo- odbiorczym przy czynnym udziale Zarządu Wspólnoty:
    • dokumentacji technicznej
    • instrukcji obsługi i eksploatacji
    • aktualnych protokołów z przeglądów technicznych, ksiąg obiektu budowlanego
    • dokumentacji administracyjnej, finansowej, eksploatacyjnej
    • przejęcie spraw w toku -weryfikację umów
  • Weryfikację stanu prawnego nieruchomości, wykazu lokali (mieszkalnych i użytkowych), właścicieli lokali i najemców i najemców w lokalach, weryfikację podpisanych umów

9. Wydawanie zaświadczeń bądź poświadczeń:

  • dotyczących dodatków mieszkaniowych lub pomocy społecznej w stosunku do właścicieli lokali mieszkalnych lub innych dokumentów niezbędnych Właścicielom lokali o ile znajdują się w gestii Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej.

Wszystkie czynności podejmujemy we współpracy i za aprobatą Zarządu Wspólnoty.