ADMINISTROWANIE

Świadczenie usługi administrowania na podstawie umowy zawartej ze Wspólnotą Mieszkaniową i w oparciu o udzielone pełnomocnictwa (zwracam uwagę na fakt, że czynności administrowania są czynnościami wchodzącymi w zakres zarządu zwykłego co powoduje, że muszą być one realizowane zgodnie z zasadami zawartymi w Ustawie o własności lokali).

1. Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami ewidencji księgowej w licencjonowanym programie finansowo-księgowym

• Przygotowywanie i rozliczanie zobowiązań i należności poszczególnych użytkowników lokali;
• Przygotowywanie zawiadomień o opłatach;
• Przygotowywanie uzgodnień sald
• Przygotowywanie projektów rocznych i wieloletnich planów gospodarczych zarządzania nieruchomością, włączając wymagane korekty tych planów
• Sporządzanie wszystkich sprawozdań prawem wymaganych
• Przygotowanie informacji o kosztach utrzymania nieruchomości oraz rozliczenie zaliczek przeznaczonych na ich pokrycie
• Składania Zleceniodawcy zestawienia wpływów oraz wydatków związanych z wykonywaniem usług wynikających z umowy wraz z dokładnym określeniem przeznaczenia środków na poszczególne usługi

2. Windykacja

• Przygotowywanie wezwań do zapłaty (wezwanie pierwsze, wezwanie drugie, wezwanie przedsądowe)
• Pozwy sądowe w trybie nakazowym
• Procedury komornicze
• Przygotowywanie dokumentów dotyczących zadłużeń dla kancelarii prawnej
• Telefoniczne i osobiste wyjaśnianie stanu płatności
• Naliczanie odsetek od zadłużenia
• Możliwość samodzielnej kontroli dokonywanych wpłat czynszowych poprzez dostęp do internetowej kartoteki
• Informowanie o zadłużeniu poprzez przypomnienia SMS-ami

3. Obsługa finansowa

Rozliczenie Wspólnoty Mieszkaniowej z właścicielami lokali z tytułu opłat wnoszonych na koszty zarządu nieruchomością wspólną i świadczeń rozliczanych indywidualnie dla umów zawartych za pośrednictwem Wspólnoty Mieszkaniowej – w ciągu roku w formie miesięcznych zaliczek określonych uchwałą właścicieli lokali a po zbilansowaniu kosztów utrzymania nieruchomości i przyjęciu przez zebranie Wspólnoty sprawozdania finansowego rozliczenie zaliczek i w zależności od decyzji członków Wspólnoty mieszkaniowej zwrot nadpłat, bądź przyjęcie innej formy ich zagospodarowania zaś w wypadku niedopłat w postaci wpłat uzupełniających. Bądź w innej formie przyjętej przez Wspólnotę w szczególności:

• Naliczanie opłat współwłaścicieli nieruchomości
• Przygotowywanie przelewów
• Przygotowywanie umów zleceń lub analogicznych dokumentów
• Współpraca z bankami
• Obsługa lokat bankowych
• Dla administrowanych przez nas Wspólnot posiadamy odrębnie wynegocjowane indywidualne, korzystniejsze od standardowych warunki umów bankowych

4. Obsługa kadrowo-płacowa w tym:

• Sporządzanie list płac, rachunków do umów zleceń i umów o dzieło
• Naliczanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od płac
• Sporządzanie rocznych rozliczeń PIT dla pracowników
• Obliczanie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
• Sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych do ZUS-u, Urzędu Skarbowego i innych deklaracji wymaganych przepisami prawa
• Przygotowywanie umów o pracę oraz zakresów czynności, ewentualnych wypowiedzeń
• Prowadzenie rozliczeń czasu pracy

5. Obsługa Prawna (działania we współpracy z Zarządem Wspólnoty)

• Reprezentowanie Zleceniodawcy na zewnątrz przed organami administracji państwowej i samorządowej
• Przygotowywanie i opiniowanie umów
• Przygotowywanie i opiniowanie innych dokumentów
• Doradztwo w sprawach związanych z Zarządzaniem nieruchomością
• Przygotowanie i obsługa administracyjno-prawna Zebrań Właścicieli i Zebrań zarządu

6. Obsługa Administracyjno-Eksploatacyjna

• Przygotowywanie budżetu dla nieruchomości w formie planów rzeczowo finansowych
• Prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników wraz z weryfikacją stanu prawnego i faktycznego
• Bieżąca obsługa eksploatacyjna nieruchomościami, w tym wszelkie kontakty z kontrahentami i usługodawcami ze szczególnym uwzględnieniem:
  • dostawy usług komunalnych i mediów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości
  • ochrony
  • bieżący nadzór nad utrzymaniem należytego porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku
  • bieżący nadzór nad utrzymaniem należytego porządku i czystości terenu działki, chodnika wzdłuż budynku i innych terenów, koszenie trawy wraz z pielęgnacją zieleni w okresie letnim oraz odśnieżenie ciągów komunikacyjnych w okresie zimowym
• Przygotowywanie procedur bezpieczeństwa dla mieszkańców oraz regulaminu porządku domowego zawierających informacje dotyczące kontroli dostępu do budynku oraz procedur usuwania usterek
• Bieżąca obsługa informacyjna użytkowników lokali w sprawach dotyczących części wspólnych jak i dla indywidualnych lokali w uzgodnionych godzinach, oraz za pośrednictwem środków telekomunikacyjnych i Internetu
• Informowanie poprzez wywieszenie na tablicach odpowiednich informacji o telefonach służb technicznych i innych istotnych dla współwłaścicieli
• Wynajmowanie pomieszczeń i innych powierzchni w nieruchomości wspólnej o ile na ten cel zostały przeznaczone
• Zapewnienie dyżurów administratora na terenie nieruchomości oraz składanie okresowych raportów z podjętych działań

7. Obsługa Techniczna

• Bieżące administrowanie i prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości zgodnie z obowiązującymi przepisami
• Bieżący nadzór nad kontrahentami świadczącymi usługi w zakresie obsługi technicznej włączając wyszukiwanie usługodawców, opracowanie warunków umów/współpracy, kontrole wykonania umów przez usługodawców i odbiór zrealizowanych prac oraz wynikające z nich niezbędne renegocjowanie, aneksowanie i rozwiązywanie umów dotyczących zarówno nowych inwestycji jak i bieżącej obsługi budynków i urządzeń w zakresie
• Zapewnienie dla nieruchomości wspólnej dostaw energii elektrycznej, wody, odprowadzenia ścieków, wywozu śmieci
• Zapewnienie możliwości dostępu do programów RTV odbieranych na terenie miasta z nadajników naziemnych
• Zapewniających przeprowadzanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego (w tym przeglądy instalacji sanitarnych, instalacji elektrycznej, instalacji gazowej i elementów konstrukcyjnych budynku)
• Zapewnienie utrzymywania w należytym porządku i czystości, terenu nieruchomości wspólnej, oraz chodnika przed nieruchomością, odśnieżanie chodników znajdujących się na nieruchomości, likwidacja gołoledzi na chodnikach i dojściach do budynku poprzez posypywanie piaskiem
• Zapewnienie dla nieruchomości wspólnej obsługi kominiarskiej
• Zapewnienie wykonywania bieżącej konserwacji polegającej na drobnych naprawach na nieruchomości wspólnej, a w szczególności dokonywanie drobnych napraw elementów wspólnych budynku i jego pomieszczeń wspólnych oraz urządzeń technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, dostawy wody, odprowadzenia ścieków, instalacji gazowej itp
• Zapewnienie ubezpieczenia budynków należących do Wspólnoty Mieszkaniowej
• Zapewnienie dozoru technicznego oraz niezbędnych przeglądów i badań kontrolnych urządzeń i wyposażenia nieruchomości wspólnej
• Zapewnienie prawidłowego użytkowania budynków i lokali oraz instalacji wspólnych i infrastruktury technicznej
• Zapewnienie warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami
• Zapewnienie zabezpieczenia awarii oraz usuwania ich skutków na nieruchomości wspólnej, bieżącej konserwacji, napraw i obowiązkowych przeglądów technicznych
• Zapewnienie niezbędnego i wymaganego ze względów technicznych wstępu do poszczególnych lokali, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu, modernizacji albo usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej
• Oszacowanie wartości niezbędnych działań inwestycyjnych (remontowych i modernizacyjnych)
• Usuwanie awarii i ich skutków na nieruchomości wspólnej na następujących warunkach:
  W przypadku wystąpienia awarii Administrator ma prawo samodzielnie lub zlecając innemu wykonawcy, ze środków przeznaczonych na bieżące funkcjonowanie, bądź za zgodą Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej ze środków zgromadzonych na funduszu remontowym, a wypadku wystąpienia takiej konieczności z innych środków zgromadzonych przez Wspólnotę usunąć awarię i jej skutki, ze złożeniem informacji na najbliższym zebraniu.
  Jeżeli koszty napraw lub usunięcia awarii i ich skutków przewyższą środki posiadane przez Wspólnotę Mieszkaniową a w wypadku awarii dodatkowo środki zgromadzone na funduszu remontowym Administrator wskaże możliwości ich finansowania i po zatwierdzeniu źródła finansowania przez Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej, i uzyskaniu niezbędnych środków dokona niezwłocznie tych napraw, bądź usunięcia awarii i ich skutków

8. Przejęcie Nieruchomości

• Ustalenie z byłym administratorem lub zarządcą, co do trybu przejęcia nieruchomości wraz z pełną dokumentacją protokołem zdawczo- odbiorczym przy czynnym udziale Zarządu Wspólnoty:
  • dokumentacji technicznej
  • instrukcji obsługi i eksploatacji
  • aktualnych protokołów z przeglądów technicznych, ksiąg obiektu budowlanego
  • dokumentacji administracyjnej, finansowej, eksploatacyjnej
  • przejęcie spraw w toku -weryfikację umów
• Weryfikację stanu prawnego nieruchomości, wykazu lokali (mieszkalnych i użytkowych), właścicieli lokali i najemców i najemców w lokalach, weryfikację podpisanych umów

9. Wydawanie zaświadczeń bądź poświadczeń:

• dotyczących dodatków mieszkaniowych lub pomocy społecznej w stosunku do właścicieli lokali mieszkalnych lub innych dokumentów niezbędnych Właścicielom lokali o ile znajdują się w gestii Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej.